17 settembre 2023

Gruppi in hotel: li accetto oppure no?

Come comportarsi quando il nostro hotel riceve una richiesta da parte di un gruppo? Scopriamo come formulare un preventivo corretto e capire quando è conveniente accettare un gruppo e quando rifiutarlo

Come comportarsi nei confronti delle richieste provenienti

dai gruppi? La spiegazione corretta e completa dell’intera gestione dei gruppi ovviamente

richiederebbe la stesura di un libro dedicato, ma con questo articolo vogliamo cercare

di riportare una sintesi di questa tematica con lo scopo di renderla il più

semplice e immediata possibile, cercando di individuare e illustrare solo i

punti di analisi principali.

Quando si inizia a effettuare l’analisi sulla convenienza o

meno di un gruppo ci si ritroverà sempre di fronte a due scenari: quello in cui

il PMS fornisce i dati relativi alla produzione derivante dai gruppi e quello

in cui non lo consente. Il primo caso, a sua volta, può differenziarsi

ulteriormente sulla base del possesso o meno dei dati storici. La situazione

ottimale, ovviamente, è quella in cui la tecnologia del nostro PMS riesce

fornirci la produzione originata dai gruppi separata rispetto a quella

originata dagli individuali, e in cui si è in possesso dei dati storici. Questi

due elementi costituiscono infatti le condizioni indispensabili per poter

effettuare l’analisi di displacement (analisi di spostamento), preziosissima ai

fini della valutazione della convenienza economica di un gruppo.

In sintesi, l’analisi di displacement consente il confronto

tra due scenari: quello in cui si accetta un determinato gruppo a una

determinata tariffa, precludendo quindi la vendita agli individuali delle

camere riservate al gruppo, e quello in cui non lo si accetta. La comparazione

tra la previsione dei ricavi generati nell’uno o nell’altro caso aiuterà

l’albergatore a stabilire se rifiutare o accogliere la richiesta di un gruppo,

ed eventualmente quali tariffe applicare.

Supponiamo, ad esempio, di essere a gennaio e ricevere la

richiesta di un gruppo interessato a 45 camere per il periodo dal 2 al 5

ottobre a una tariffa massima di 100 euro l’una: è più redditizio accettarla o

declinarla? Consideriamo una struttura dotata di 100 camere totali che nel

medesimo periodo dell’anno precedente aveva venduto 75 camere (tasso di

occupazione del 75%) a un prezzo medio di 125 euro.

SCENARIO A (CON GRUPPO):

RICAVI GENERATI DAL GRUPPO: 45 X 100 = 4.500

RICAVI GENERATI DAGLI INDIVIDUALI

Alle 100 camere totali della mia struttura devo rimuovere le

45 camere destinate al gruppo: rimarranno quindi 55 camere. In considerazione

del fatto che l’anno scorso ho venduto 75 camere a un prezzo medio di 125 euro,

quest’anno mi aspetto di vendere tutte le 55 camere rimanenti alla medesima

tariffa, e di generare un ricavo di 55 X 125= 6.875

RICAVI TOTALI = 4.500 + 6.875 = 11.375

SCENARIO B (SENZA GRUPPO)

In questo caso i ricavi saranno originati tutti dagli

individuali, e per determinarli basterà replicare lo scenario dello scorso

anno, ossia

125 X 75 = 9.375

In questo scenario, quindi, l’accettazione del gruppo mi

consentirà di ottenere ricavi maggiori. L'analisi di displacement quindi altro

non è che una simulazione di ciò che avverrebbe se si accettasse o meno un

determinato gruppo a una determinata tariffa.

Alla luce di tutto ciò, come comportarsi quando si riceve

una richiesta di preventivo da parte di un gruppo? In questo caso bisogna

individuare un prezzo che consenta il raggiungimento di performance migliori

rispetto a quello adottato lo scorso anno, o comunque in linea col budget per

l’anno in corso. L’analisi di displacement è utilissima nel fornirci queste

informazioni, e consentirci di calcolare qual è la tariffa minima di vendita

che rende conveniente l’accettazione di un gruppo. Spingersi sotto quella

soglia, infatti, molto probabilmente ci arrecherebbe una perdita, in quanto

sarebbe maggiormente redditizio lasciare le camere aperte alla vendita rivolta

agli individuali al posto di destinarle al gruppo.

Se non si dispone di tutti i dati necessari allo svolgimento

dell’analisi di displacement si possono comunque effettuare varie simulazioni

al fine di valutare l’impatto che il gruppo potrebbe avere sulla produzione

dell’hotel a una determinata tariffa. Supponiamo di avere una richiesta per 50

camere e di aver identificato un preventivo di 180 euro a camera in formula bed

& breakfast. Basterà semplicemente moltiplicare questa tariffa per il

numero totale di camere destinate al gruppo (in questo caso 50) al fine di

stimare il possibile fatturato generato in quei giorni e verificare se tale

importo è in linea o meno col budget.

Lo scenario si complica quando nella formulazione di un

preventivo per un gruppo non si deve considerare solo un determinato

quantitativo di camere in formula bed & breakfast, ma anche altre

richieste, come ad esempio quelle relative a sale per convegni, ristorazione,

SPA, etc. In questo caso l’analisi dovrà avere come focus non soltanto il

displacement generato dalla mera produzione delle camere, ma quello generato

dalla produzione totale dell’hotel. In molti casi, infatti, si potrà decidere

di accettare un gruppo pur andando incontro a una perdita nella produzione

delle camere, che però avverrebbe a fronte di un aumento di produzione generato

dagli altri servizi più che sufficiente a compensare tale diminuzione.

In sintesi, prima di proporre un preventivo a un gruppo è

molto importante effettuare l’analisi di displacement al fine di immaginare e

valutare il nuovo scenario che si verrebbe a creare a seguito dell’accettazione

del gruppo, e l’impatto che il gruppo potrebbe avere sui servizi accessori alle

sole camere (se richiesti).

Un’ultima considerazione che è opportuno effettuare è quella

relativa all’impatto positivo o negativo che un nuovo gruppo potrebbe avere nei

cosiddetti periodi spalla, ossia le giornate precedenti e quelle successive

alle date richieste dal gruppo. Supponiamo, ad esempio, che in una struttura

balneare leisure si decida di accogliere la richiesta di un gruppo di serie da

aprile a ottobre, con una release di 15 giorni (le prenotazioni devono

pervenire almeno 15 giorni prima della data di check-in), che arriva dal

martedì al giovedì. È evidente che questo gruppo potrebbe essere un ottimo

affare in bassa e media stagione (si pensi ad esempio a maggio, in cui è facile

riempire i weekend se c’è bel tempo, ma molto difficile riempire i giorni

infrasettimanali), mentre in alta stagione ci creerebbe un danno enorme (si

pensi al mese di agosto). Questo gruppo, infatti, non solo ci impedirebbe di

essere visibili nelle ricerche degli utenti online che vogliono soggiornare una

o più settimane (in quanto andrebbe a “spezzarci la settimana”), ma nel caso

fosse confermato mi obbligherebbe a vendere a una tariffa molto più bassa anche

i giorni precedenti (ad esempio lunedì e martedì), generando quindi un grave

danno. Questo aspetto deve ovviamente essere valutato caso per caso.

Chiaramente un gruppo che pernotta solo per due giorni in date infrasettimanali

di agosto mi obbligherebbe a svendere i giorni spalla. Tuttavia, se il gruppo è

stato preso a una tariffa talmente alta da consentirmi di coprire le perdite dei

giorni spalla, allora si sarebbe in presenza di un buon affare.